Privacy statement

Privacy statement

PRIVACY STATEMENT GOLFCLUB GOLFCLUB BRUNSSUMMERHEIDE

Dit privacy statement is gericht op de activiteiten die Golfclub Brunssummerheide (hierna te noemen: GCB) verricht en/of aanbiedt via het softwarepakket E-Golf4U. Teneinde de ledenadministratie en handicapadministratie van de leden van GCB adequaat te kunnen uitvoeren, alsmede te organiseren wedstrijden administratief goed te kunnen verwerken, ontvangt, verzamelt en administreert GCB persoonsgegevens van haar leden. GCB is daarmee ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de Wet AVG. GCB verklaart dat zij deze persoonsgegevens uitsluitend verzamelt en administreert om uitvoering te geven aan de voor GCB geldende doelstellingen. GCB respecteert de privacy van personen wiens persoonsgegevens door haar worden verzameld en geadministreerd en beoogt een zorgvuldige omgang met die persoonsgegevens. GCB spant zich er voor in om geldende wettelijke regelgeving, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens en de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven. GCB behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen om de conformiteit met geldende en toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen.

WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS

GCB verwerkt uw persoonsgegevens op grond van een contractuele overeenkomst zijnde uw lidmaatschap van een bij de vereniging Koninklijke NGF aangesloten golfvereniging.

OVER WELKE PERSOONSGEGEVENS GAAT HET?

Persoonsgegevens worden bij de aanvang van het lidmaatschap door de ledenadministratie ingevoerd aan de hand van het door het lid ingevulde inschrijfformulier. Vanaf dat moment zijn de persoonsgegevens digitaal vastgelegd in het softwarepakket E-Golf4U. De minimaal noodzakelijke gegevens die ingevoerd worden zijn

– NAW

– e-mailadres

– telefoonnummer(s)

– geboortedatum

– geslacht

– soort lidmaatschap

– EGA handicap

– alsmede enkele volgnummers, relevant voor GCB de golfbaan en NGF.

In het ledensysteem op golfclubbrunssummerheide.nl kunt u na inloggen uw persoonsgegevens inzien en beheren. GCB zal niet meer persoonsgegevens verzamelen dan redelijkerwijs nodig is om haar diensten te kunnen verrichten. Daarnaast zal GCB de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

WAT DOEN WE MET UW GEGEVENS

GCB voert een ledenadministratie en een handicapregistratie ten behoeve van de leden. De volgende verwerkingsdoelen zijn van toepassing:

– lidmaatschapsadministratie van de leden

– handicapregistratie van de leden

– facturering en contributie

– financiële verwerking van declaraties en kostenfacturen van de leden, voor zover van toepassing

– samenstelling en distributie van de digitale Nieuwsbrief naar de leden

– het administreren van inschrijving en uitslag van door GCB te organiseren golfwedstrijden

– specifieke golfinformatie naar de leden via post, e-mail of website

– analyse en rapportage van trends, ledensamenstelling, demografie en lidmaatschapsretentie.                                                         Voor deze verwerkingen kunnen ook derde partijen betrokken worden, waarmee dan verwerkingsovereenkomsten worden afgesloten. Deze overeenkomsten bevatten de afspraken ter bescherming van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de omschrijving en toestemming tot verwerking van de persoonsgegevens voor een afgesproken verwerkingsdoel.

UW RECHTEN OP UW PERSOONSGEGEVENS

U kunt zelf uw gegevens controleren en aanpassen door in te loggen op uw persoonlijke profielpagina op golfclubbrunssummerheide.nl  U kunt daar ook uw privacy instellingen aanpassen, waaronder de mogelijkheid onderdelen te blokkeren voor weergave aan andere leden. Uw contactgegevens zijn ondanks blokkade wel beschikbaar voor het uitvoeren van de verwerkingsdoelen van GCB. U kunt ook met een schriftelijk verzoek aan GCB de geadministreerde persoonsgegevens opvragen, laten wijzigen, of laten verwijderen.

VERWIJDEREN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Op schriftelijk verzoek van u als lid zal GCB door haar geadministreerde persoonsgegevens van u zo spoedig mogelijk uit haar administratie verwijderen (behoudens informatie welke onder fiscale bewaarplicht valt). Leden die het lidmaatschap van GCB opzeggen kunnen ervoor kiezen dat hun persoonsgegevens per direct worden geblokkeerd en na de verplichte bewaartermijn worden verwijderd, dan wel om statistische en historische redenen langer worden bewaard. GCB zal betrokkenen verzoeken om – uitsluitend – de naam in het archiefbestand te mogen aanhouden, teneinde te vermijden dat uitslagen van wedstrijden en competities uit het verleden ‘gaten’ krijgen door deelnemers die geen lid meer zijn.

INZAGE DOOR DERDEN

GCB zal persoonsgegevens niet delen met derden buiten de NGF zonder toestemming van het lid. GCB zal meewerken aan een wettelijk of strafrechtelijk verzoek tot inzage van persoonsgegevens.

DOORGIFTE NAAR DE NGF

GCB is onderdeel van de vereniging NGF. Bij de NGF worden alle leden geregistreerd. Dit om redenen van lidmaatschapsregistratie, contributie-inning, statistisch onderzoek en verenigingsfuncties (zoals de golfverzekering). Hiervoor heeft de NGF een beperkt aantal gegevens nodig, te weten naam, geboortedatum, geslacht, club waartoe u behoort, soort lidmaatschap, en EGA handicap.

BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

GCB treft organisatorische en technische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens en administratiegegevens alsmede om misbruik en verlies daarvan te voorkomen.

VERWERKINGSOVEREENKOMST MET GOLFRESIDENTIE

Met de golfresidentie is een verwerkingsovereenkomst overeengekomen. In de verwerkingsovereenkomst zijn geregeld:

– het onderwerp en doel van de verwerking: speelrechtcontributie-inning

– de soorten persoonsgegevens die worden verwerkt: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, soort lidmaatschap, IBAN, (bij gespreide betaling) toestemming voor automatische incasso

– de Golfresidentie mag niet zonder toestemming van GCB derden inschakelen voor de verwerking  van de persoonsgegevens en mag deze niet zonder toestemming van GCB aan derden doorsturen

– hoe om te gaan met een onverhoopt datalek (waaronder binnen 24 uur melden aan GCB).

ORGANISATORISCHE MAATREGELEN DIE E-GOLF4U NEEMT

– E-Golf4U stelt een procedure op in het geval er een datalek optreedt. Deze procedure zal openbaar worden gemaakt.

– E-Golf4U zal haar privacy statement in overeenstemming brengen met de Wet AVG. Dit privacy statement zal openbaar worden gemaakt.

– E-Golf4U stelt een intern register van verwerkingen op. Dit omvat welke data worden bijgehouden, voor wie, hoe deze zijn beveiligd en wie er toegang heeft.

E-Golf4U hoeft geen functionaris gegevensbescherming aan te stellen, gezien het feit dat de data die zij bijhouden niet gevoelig zijn en E-Golf4U geen mensen monitort. E-Golf4U blijft in contact met partijen die adviseren over privacy en de wetgeving hieromtrent.



Berichten van de ReCo

Jaarlijkse handicap herziening

Wat is de (jaarlijkse) handicapherziening en waarom moet deze worden toegepast ? De (jaarlijkse) handicapherziening is gebaseerd op een formule die een eventuele aanpassing van de handicap van een golfer adviseert. Bij de herziening wordt aan de hand van de scores gekeken of de handicap van een golfer klopt. Een aanpassing zorgt ervoor dat de handicap weer past bij de speelsterkte die een golfer heeft. Welke golfers komen in aanmerking voor herziening ? Golfers die minimaal 8 scores hebben ingeleverd,…

Lees verder

Bekijk alle berichten van de ReCo